Как составить расписание на день: 10 советов, которые помогут быть эффективным, но не загонять себя

Хотите, чтобы время работало на вас, а не наоборот? Тогда без дневного расписания вам не обойтись. 

Составлять расписание на день (а в дальнейшем на неделю, месяц и даже год) необходимо не только, чтобы ничего не забыть. Правильно составленное и продуманное, оно поможет успеть больше, а времени потратить меньше, понять что важно и избавиться от “шелухи”, стать ответственнее, а еще меньше стрессовать. Да-да, очень много стресса в нашей жизни не от явных проблем или неудач, а от ненужной суеты. А с этим как раз легко разберется дневное расписание (в случае его соблюдения, конечно). 

Ниже советы, которые помогут не просто впихнуть в свой день все дела, но и при этом научиться не загонять себя.

Определите свои главные цели

Первый шаг в составлении эффективного расписания заключается в описании ваших главных целей. Какие задачи вы хотели бы выполнить в течение дня? Есть ли среди них долгосрочные или больше краткосрочных? Перечислите свои цели письменно, чтобы они были всегда перед глазами. Это необходимо, чтобы потом при составлении планов на день вы могли опираться на то, что для вас действительно важно. Это могут быть как профессиональные задачи (например, завершение проекта, подготовка собеседованию и пр.), так и личные (похудеть, проводить больше времени с семьей и пр.).

Посчитайте сколько времени вы тратите сейчас

Прежде чем составлять расписание, важно понять, как вы сейчас проводите дни. Посмотрите на свои привычки, запишите по пунктам из чего обычно состоит ваш день и посчитайте, сколько времени уходит на отдельные задачи. Это может помочь вам определить, какие из них занимают слишком много времени, а какие могут быть ускорены, изменены или вообще вычеркнуты. 
Например, вы привыкли обедать под Ютуб. Засеките, сколько при этом вы тратите времени на прием пищи. Потом попробуйте не включать видео и еще раз посчитайте. Иногда разница будет в два раза, а то и больше. При этом на действительно важную задачу времени не хватает.

Это только один пример, который поможет отыскать то время, которого катастрофически недостает. Чтобы точно понять, что именно не так, заведите журнал, где будете записывать каждое свое действие в течении нескольких дней. Для подсчета затраченного времени можно использовать обычный секундомер. Далее просто пробежитесь по своим записям и определите куда же уходит то время, которое хочется обратить на полезные занятия. 


Расставляйте приоритеты

Сформулировав список задач и целей, необходимо их ранжировать по приоритетности. То есть определить что важно и срочно, а что не очень.

Легче всего это сделать с помощью матрицы Эйзенхауэра, которая разделяет задачи на четыре категории:

• Важно и срочно: задачи, которые требуют немедленного внимания.
• Важно, но не срочно: задачи, которые принесут значительные результаты в будущем и могут быть запланированы на другое время.
• Срочно, но не важно: задачи, которые желательно перепоручить или вообще свести к минимуму.
• Ни срочно, ни важно: задачи, которые можно исключить из расписания

Такой подход позволит вам сосредоточиться на действительно важных делах и избежать перегрузок.

Разрабатывайте расписание с учетом своих особенностей

Теперь, когда у вас есть список задач, расставленный по приоритетам, пора переходить к созданию самого расписания. Мы предлагаем вам несколько моделей, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящую для вас.

1. Часовой блок: выделите определенные часы для каждой группы задач, позволяя себе гибкость для выполнения мелких дел между основными блоками времени. Например: с 9-00 до 10-00, с 12-00 до 13-00, с 15-00 до 16-00 и т.д. В эти часы вы вписываете те задачи, которые обязательно нужно сделать за день, а оставшееся время распределяете либо как пойдет, либо добавляете туда задачи не очень важные.
2. Техника Помодоро: работает по принципу 25 минут работы, затем 5 минут отдыха. Каждый четвертый «помидор»(25 минут работы) может быть дополнен более длинным перерывом (15-30 минут). Здесь рабочие отрезки предполагаются меньше. Такая техника подойдет для тех, кому очень тяжело сосредотачиваться на одной задаче длительное время и у кого эффективность быстро падает. Короткими перерывами, дозволенными себе “честно”, вы сможете дать своей силе воли передых. А она, если вы не знали, не бесконечна. Мы уже писали о том, что самоконтроль- это конечный ресурс и его обязательно необходимо восполнять.
3. Явное расписание: установите конкретные временные рамки (например, с 9 до 10 — занятие по английскому языку, с 10 до 10:30 — зарядка и т.д).

Важно: какую бы технику вы не выбрали- не забывайте про отдых. Невозможно быть продуктивным 24/7. Это приведет лишь к выгоранию и как следствие длительной прокрастинации. 


Здесь можно провести аналогию с диетой. Когда человек резко решает отказаться от всего, что ему приносит удовольствие и перестает делать себе послабления в рационе вообще, то обычно его хватает на неделю-полторы. После этого следует жуткий срыв и переедание. Также и с продуктивностью- нельзя составлять себе расписание, где каждая минута времени будет относиться к выполнению какой-то задачи. Вы точно не выдержите в таком режиме вечно. И хорошо, если это приведет к условному лежанию на диване, ничего не делая. А может же и к нервному срыву с последующим медикаментозным выводом из кризиса. 


Пользуйтесь современными технологиями

Умные люди уже все давно придумали. Так почему же не воспользоваться результатами их труда. Масса приложений, таких как Todoist, Trello, Google Календарь и другие, предлагают возможность создавать списки задач, ставить напоминания, делиться задачами с другими и отслеживать свой прогресс.

Такие приложения сильно облегчат сам процесс планирования дня. А еще они помогут наглядно понять огрехи вашего расписания и его слабые места. Ну и визуализация, которая к тому же всегда с собой (в телефоне) точно посодействует тому, чтобы придерживаться своего же графика.

Не забывайте оставлять место для “маневра”

Важно помнить о гибкости. Иногда обстоятельства меняются, и вам может понадобиться скорректировать свои планы. Будьте готовы к подобным изменениям и не истерите, если что-то идет не так, как вы задумывали. Просто примите новые правили и постарайтесь к ним подстроиться. 


Помимо внешних обстоятельств на составленное расписание может повлиять ваше собственное состояние. Если вы устали, перегружены или вообще заболели, то стоит перенести некоторые задачи на другой день. Часто в итоге такое решение окажется куда более эффективным, чем работа “через не могу”.

Вносите правки в свое расписание

Каждый вечер выделяйте немного времени (также включите в расписание) для анализа своего дня. Определяйте, что было сделано хорошо, а что можно улучшить. Это поможет вам увидеть с какими задачами и в какие часы вы особенно продуктивны, а где стоило бы “поднабрать”. Впоследствии вы сможете спланировать следующий день более эффективно. 


А еще это может в корне поменять всю вашу жизнь. Как? Очень просто: наблюдая со стороны за теми вещами, которые вам нравятся и в которых вы хороши, можно вывести это в приоритет. В дальнейшем это может стать толчком для вашего развития в новой сфере, той, что вам по душе. А задачи, которые в тягость и плохо удаются- со временем постараться минимизировать или вообще исключить (если, конечно это возможно).

Заботьтесь о себе

Не забывайте включать в расписание время для себя — занятия спортом, чтение, медитация, горячая ванна, хобби и прочее. Все, что вам нравится, что восполняет ваши силы и приносит радость в повседневность. Это поможет вам поддерживать мотивацию и не дать выгореть на фоне рутины.

Учитывайте свои биоритмы

Каждый человек имеет свои биоритмы. Определите, когда вы наиболее продуктивны: утро, дневное время или вечер. Старайтесь планировать выполнение наиболее сложных и ответственных задач именно в это время. Например, если вы являетесь «совой», возможно, вам стоит отложить важные задачи на вечер.


Научитесь говорить “нет”


Мы живем далеко не в вакууме, а это значит- много задач вам может накидать любимое (иногда в кавычках) окружение или информационная среда. Всегда определяйте, что вы готовы делать, а от каких задач можете отказаться. Учитесь говорить «нет» делам и предложениям, которые не соответствуют вашим целям или отвлекают вас от важного. Установка границ поможет вам сохранить фокус на собственных приоритетах и не “взваливать” на себя чужие заботы и дела.