Вы управляете своим временем или время управляет вами — загоняет в угол, вынуждает жертвовать личной жизнью, отдыхом, полноценным сном? Если ваш вариант второй, пора немного узнать о таком понятии, как тайм-менеджмент. Уделите прочтению этой статьи 10 минут, и вы сэкономите часы своей жизни, которые сейчас утекают непонятно куда.
Содержание:
Кому нужен тайм-менеджмент?
Да всем! Ведь время — самый ценный наш ресурс, и распоряжаться им разумно очень важно.
Кому нужно бросить всё и срочно (!!!) заняться изучением методик тайм-менеджмента? Тем, кому знакома хотя бы одна из следующих ситуаций.
- У вас не хватает времени на жизнь — все часы в сутках, когда вы не спите, занимает работа. Постоянно задерживаетесь в офисе, а по возвращении домой чувствуете, что ресурса на вкусный ужин, игры с детьми, свидание с любимым человеком не осталось.
- Вы постоянно ощущаете усталость. Встаёте пораньше, чтобы успеть побольше, но с чувством, что не отдохнули. Ложитесь поздно, но последние часы дня не продуктивны. Результаты работы не удовлетворяют.
- Вы фрилансер. У вас очень много работы, вы буквально разрываетесь между задачами разных заказчиков, иногда срываете сроки из-за высокой загруженности, но уровнем заработка всё равно не удовлетворены.
Читайте также:
В итоге вы чувствуете вину перед близкими людьми за то, что не уделяете им достаточно внимания, чувствуете разочарование, потому что жизнь проходит мимо. При этом продуктивность всё снижается, и «беличье колесо» приходится вращать всё быстрее.
Знакомо? Тогда давайте разбираться, что с этим делать.
Режем слона на кусочки
Предлагаю двигаться от малого к большому. Это, кстати, тоже известная методика, но она помогает не экономить время, а заводить полезные привычки.
Её создатель рекомендует примерно следующее. Если вас пугает какая-то глобальная задача, например, необходимость начать заниматься фитнесом, можно договориться с собой уделять 1 минуту утром физическим нагрузкам. Пусть это будут приседания.
Со временем вы втягиваетесь, понимаете что можете больше, чем приседать одну минуту, начинаете увеличивать время, добавлять упражнения. Так спорт неспеша и без особых усилий входит в вашу жизнь.
Предлагаю по этому принципу приобщаться и к тайм-менеджменту.
Возможно, среди читателей этой статьи найдутся те, кто захотят сразу же освоить методику Дэвида Аллена GTD, прочтут его книгу, научатся записывать все свои задачи от глобальных до мелких, структурировать их и быстро выполнять. Возможно, через месяц эти счастливчики уже удвоят свою продуктивность и доход…
Но моя статья для таких же прокрастинаторов, как я, которые предпочитают осваивать полезную привычку тайм-менеджмента маленькими шагами.
Поэтому я буду рассказывать о разных техниках по нарастанию их сложности. Одни из них учат расставлять приоритеты, другие планировать, третьи организовывать время и не отвлекаться, четвёртые — анализировать и отслеживать результаты. Некоторые техники можно комбинировать. Другие схожи между собой — из них лучше выбрать одну.
В общем, простор для творчества большой, а начать применять какой-нибудь из методов можно хоть сегодня.
10 методик управления временем
Начнем с правильной постановки задач.
Планирование с вечера
Это не столько методика, сколько полезная привычка. Особенно она полезна тем, кто с трудом встаёт по утрам и медленно раскачивается, долго думает, с чего начать.
Составьте и запишите план на завтра вечером, перед сном. Так утром вы будете точно знать, с чего начать рабочий день. А если срок выполнения первой задачи будет чётко обозначен (например, «просмотреть почту до 8:30»), это подстегнёт сразу же приступить к выполнению, долго не зевая.
О том, как может выглядеть план на завтра, и какие в нём могут быть задачи, поговорим дальше.
Девять дел или принцип «1–3–5»
Согласно этому подходу, за день нужно справиться с одним большим делом, тремя средними и пятью маленькими. В качестве мелких задач можно выбрать бытовые. Если вы работаете из дома, их можно будет чередовать с рабочими, разгружая таким образом свой мозг.
Матрица Эйзенхауэра
Выбрать из горы задач те самые 9 (ну или не 9, если предыдущий принцип вам не понравился) поможет система 34-го президента США. Дуайт Эйзенхауэр делил все свои дела на 4 группы:
- срочные и важные;
- срочные, но не важные;
- не срочные, но важные;
- не срочные и не важные.
Что с этим делать? Предлагаем комбинировать с методикой 4D.
4D
Бизнес-консультант Эдвард Рэй предложил с каждым из дел, которые стоят на повестке дня, проделывать одну из 4-х вещей (все начинаются на D):
- Do
- Delegate
- Delay
- Delete
Уже чувствуете, как его рекомендация ложится на Матрицу Эйзенхауэра? Если срочно и важно — делай (Do)! Если срочно, но не важно — поручи кому-то другому (Delegate). Не срочно, но важно? Отложи пока (Delay). Не срочно и не важно? Забей! В смысле, удали из списка дел (Delete).
Техника временны́х блоков
Но мало написать список из дел, которые НЕОБХОДИМО сделать в течение дня. Нужно ещё как-то всё успеть. Прикиньте время, которое займёт решение задачи, выделите для него определённую часть дня, зафиксируйте в ежедневнике или Google-календаре, не отвлекайтесь в это время ни на что другое.
Например, это может выглядеть так:
- 9:00–10:00 — написать и сдать отчёт.
- 11:00–12:30 — созвониться с клиентом, заполнить бриф.
- 14:00 — 17:00 — сделать первую часть проекта, согласно плану.
- 19:00–20:00 — час на самостоятельное изучение английского.
Заметили «дыры» между задачами? В них есть смысл. Можно, конечно, составить распорядок дня, не упустив ни минуты. Но, как правило, выполнить его на 100% никогда не получается.
Всегда появляются какие-то срочные, сиюминутные дела, которые ломают график. Временны́е блоки оставляют время на их решение, в то же время, заставляют не перескакивать с одного на другое, придерживаться основного плана, чтобы успеть покончить с отчётом к 10:00, а с первым блоком проекта — к 17:00.
Правило двух минут
Оно заключается в том, чтобы сразу выполнять задачи, которые занимают меньше 2-х минут, не откладывая их на потом. Что называется: сделал — и забыл!
Правило полезное, но несёт опасность для людей, которые любят откладывать сложную и неприятную работу. У таких каждые две минуты будет находиться новая двухминутная задача, а до главного руки так и не дойдут. Если вы в студенческие годы всегда шли на экзамен в числе «замыкающих», вам стоит взять на вооружение следующую технику.
Правило лягушки
«Лягушками» автор правила Брайан Трейси называет дела, за которые не хочется браться, но нужно. Сделать такое дело — «съесть лягушку».
Лакомиться французскими деликатесами Трейси рекомендует с утра. Иначе мысль о том, что «поедание лягушки» ждёт впереди, будет тяготить весь день.
Метод помидора
Но что если вы разделили работу на блоки, рассчитали, за сколько часов должны справиться с той или иной важной задачей (и вроде даже не переоценили свои силы!), но всё равно не укладываетесь в отведённое время?
Скорее всего, вы отвлекаетесь. Особенно высока вероятность такой незаметной прокрастинации во время решения больших задач. Вот вы трудитесь над серьёзным проектом, и вдруг «застаёте» себя за листанием ленты в соцсетях. Не корите себя: это нормально, долго концентрироваться на одной и той же задаче очень сложно.
Попробуйте метод, который итальянец Франческо Чирилло придумал для подготовки к экзаменам.
Установите таймер и по нему, не отвлекаясь, работайте ровно 25 минут. Такое непродолжительное время вполне реально сохранять концентрацию на одной задаче и заодно контролировать себя, чтобы мысли не убежали в сторону.
После 25 минут усердной работы позвольте себе пятиминутный отдых. А после четырёх таких подходов — то есть через 2 часа — отдохните 30 минут.
Причём тут помидоры? Франческо засекал время с помощью кухонного таймера в форме помидора, вот и назвал в его честь свой метод.
Хронометраж
Эта методика экономиста Глеба Архангельского более обстоятельная. На неё сначала нужно потратить время (простите за каламбур). Но потом вы сможете его экономить, выявив «дыры», через которые утекают ваши минуты и часы.
Реализуется методика в три этапа:
- Пару недель записывайте в тетрадке все свои дела и сколько времени они занимают.
- Проанализируйте записи, чтобы понять, на что вы тратите время неэффективно или совсем впустую.
- Сократите пустую трату времени, увеличьте отрезки, потраченные с пользой.
Система Тимоти Ферриса
Это даже не методика и не техника. Для фрилансера такая система может превратиться в стиль жизни, если научиться её реализовывать.
В основе системы лежит два всем известных закона.
- Закон Парето: «20% ваших усилий дают 80% результата».
- Закон Паркинсона: «Работа занимает всё отведённое на неё время».
Какой вывод? Работе не нужно уделять много времени — нужно максимально на ней концентрироваться.
Рабочий период должен составлять 20% от вашего дня. В это время необходимо максимально сосредоточиться и сделать всё самое важное и сложное. Остальное время можно потратить на простую рутину и отдых.
Если слишком сложно
Все эти методы, техники и системы, конечно, стоит попробовать. Но как же трудно заставить себя придерживаться выбранных правил каждый день без контроля со стороны.
Если научиться управлять своим временем критически важно для вас, а перечисленные методы не помогают, можно записаться на онлайн-курсы по тайм-менеджменту. Да, такие есть. И поверьте, это не пустая трата времени☺.
Тайм-менеджмент, курс в Нетологии (самой уважаемой онлайн-школе России) состоит из 10 лекций и самостоятельной практики. В программу входит как личный, так и деловой тайм-менеджмент. Вторая часть поможет руководителям организовать работу команды. Первая — повысить личную эффективность в жизни и на работе.
На курсе Тайм-менеджмент от Skillbox вы за месяц научитесь планировать время тактически и стратегически, узнаете, как успевать всё за рабочий день и спланировать перерывы на отдых, перестанете прокрастинировать.
Эти коротенькие дешёвые курсы могут серьёзно изменить вашу жизнь, если вы отнесётесь к ним со всей серьёзностью.
И ещё одна мысль, которая крутится в голове с самого начала написания этой статьи. Так бывает далеко не всегда, но часто. Если вы неэффективны, не можете побороть лень или прокрастинацию, возможно, вы просто занимаетесь нелюбимым делом? Может вы бездумно расходуете не часы и минуты, а всю свою жизнь, и ваш организм сопротивляется этому?
Убедитесь, что вы на своём месте, а уж потом применяйте одну из 10 методик. Или все сразу.
Читайте также:
На кого переучиться в 2024 году, чтобы работодатели выстроились в очередь
